Diagnóstico
La guía de despacho se vuelve difícil de rastrear si bodega y administración manejan datos diferentes.
Datos que faltan: Productos, cantidades, origen, destino, transportista y documento comercial asociado. La señal que permite comprobar el problema es esta: Guías sin confirmación de entrega o con diferencias de unidades.
La guía acompaña un movimiento físico y debe conversar con bodega. Registre quién preparó, quién transportó y quién recibió.
Referencia oficial para esta revisión: https://www.sii.cl/destacados/factura_electronica/guias_ayuda/emitir_guia_electronica.htm
Si hay dos versiones del mismo dato, conserve ambas hasta identificar quién puede confirmar la correcta.
Indicadores y señales a monitorear
Señales para el control
- Guías sin confirmación de entrega o con diferencias de unidades.
- Evidencia que permite medirla: Productos, cantidades, origen, destino, transportista y documento comercial asociado.
- Pendientes con dueño: anote quién puede responder cada excepción y cuándo se espera la respuesta.
- Cierre comprobable: identifique el documento que justifica pasar de «pendiente» a «resuelto».
Una incidencia se cierra cuando se puede enlazar operación, DTE y comunicación con el cliente o proveedor. Mantenga separados los borradores de la versión emitida.
Caso práctico
Caso práctico hipotético
Un distribuidor mueve mercadería entre ubicaciones y solo conserva el mensaje del conductor. Camila coordina con bodega la ficha del traslado y archiva evidencia de recepción.
El cierre conserva la explicación de la diferencia y evita que una persona nueva deba reconstruirla desde cero. El caso describe una medida de control; la conclusión tributaria o legal, si aplica, depende de los hechos y del profesional responsable.
Plan de acción
- Delimite el caso. Identifique la venta o compra, la fecha, el documento asociado y la duda que queda abierta.
- Reúna el respaldo. Solicite estos antecedentes: Productos, cantidades, origen, destino, transportista y documento comercial asociado.
- Aplique el control puntual. Si el pedido cambia, una nota interna debe explicar la diferencia entre guía, factura e inventario; no altere silenciosamente cantidades después.
- Derive lo técnico. Registre la decisión que corresponde al contador o al profesional responsable. Pida aprobación antes de modificar registros, emitir o presentar.
- Verifique el cierre. Vuelva a comprobar esta señal: Guías sin confirmación de entrega o con diferencias de unidades. Guarde el comprobante final y la respuesta junto al antecedente inicial.
Recomendaciones adicionales
Límite de esta revisión
El uso obligatorio y la forma de emisión dependen de la operación concreta.
El documento emitido, su entrega al cliente y el respaldo de la operación son piezas distintas; conviene poder unirlas por folio y fecha. Conserve la versión del respaldo que se usó para decidir. Si falta una pieza, registre el pendiente antes de corregir cifras o cerrar el trámite.